Zakelijke kosten aftrekken zzp. Als ondernemer zijn er veel uitgaven die u mag opvoeren als aftrekpost, waardoor u minder inkomstenbelasting betaalt. Niet alle zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar, en sommige kosten gelden deels of helemaal niet voor de btw. Let dus goed op de voorwaarden.
Zakelijke kleding en aftrekbaarheid
Veel ondernemers denken aan bedrijfskleding als aftrekpost, maar niet alle kleding die u aanschaft is toegestaan. Werkkleding is alleen fiscaal aftrekbaar als deze specifiek bedoeld is voor zakelijk gebruik en vrijwel uitsluitend in dat kader wordt gedragen. Algemene kleding, zoals spijkerbroeken of nette jasjes voor klantgesprekken, komt niet in aanmerking. Uw bedrijfskleding moet voorzien zijn van een duidelijk zichtbaar logo van minimaal 70 cm². Uniformen of overalls met logo zijn dus toegestaan. Wilt u de kleding ook buiten werktijd dragen? Dan is een logo verplicht.
Opvallend: aktetassen zijn zonder logo wél aftrekbaar.
Zakelijke representatiekosten
Als ondernemer mag u bepaalde kosten voor zakelijke lunches, diners en borrels gedeeltelijk aftrekken. Kosten voor een lunch of etentje zijn voor 80% fiscaal aftrekbaar. U betaalt de hele factuur, waarna uw boekhouder aan het einde van het jaar het privédeel (20%) corrigeert. De btw op restaurantkosten is niet aftrekbaar.
Telefoon en communicatiekosten
Een mobiel abonnement op naam van uw bedrijf mag u aftrekken, maar alleen het deel dat betrekking heeft op zakelijke gesprekken. U betaalt de factuur, de boekhouder verwerkt het zakelijk en corrigeert privégebruik aan het einde van het jaar.
Vakliteratuur en overige kosten
Vaktijdschriften en professionele boeken mag u volledig aftrekken. Romans en andere algemene lectuur vallen daarbuiten.
Overige aftrekbare zakelijke uitgaven
- Onderhoud aan bedrijfsinventaris
- Inschrijving bij het handelsregister
- Briefpapier en overige zakelijke correspondentie
- Printertoners
- Zakelijke fiets
- Ergonomische bureaustoel
- Zakelijke auto (let op bijtelling!)
- Kosten voor website en hosting
- Boekhoudsoftware
- Facturatieprogramma’s
Aftrek zakelijke verhuiskosten
Verhuist u privé, maar neemt u bedrijfsinventaris mee? Dan mag u een deel van de verhuiskosten aftrekken. Vraag om gesplitste facturen, zodat duidelijk is welke uitgaven zakelijk zijn.
Werkruimte: regels voor aftrekbaarheid
Kosten voor een werkruimte buiten uw woning zijn aftrekbaar. Voor een kantoor aan huis gelden extra eisen, zoals een eigen opgang en aparte sanitaire voorzieningen.
Sponsoring versus schenking
Sponsoring mag u als aftrekpost opvoeren als er een duidelijke tegenprestatie is, bijvoorbeeld als uw bedrijfsnaam op sportshirts staat. Koopt u zelf shirts en laat u die bedrukken? Vraag dan altijd een aparte factuur. Sponsoring verschilt van schenken: bij sponsoring ontvangt u altijd iets terug.
Fiscale aftrekposten voor zzp’ers
Naast de bovengenoemde uitgaven zijn er speciale belastingvoordelen voor ondernemers die voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar. Denk aan de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de aftrek voor onderzoeks- en ontwikkelingswerk.
Zelfstandigenaftrek
Met de zelfstandigenaftrek verlaagt u uw belastbare winst. In 2025 is dit bedrag € 2.470.
Startersaftrek
Voor beginnende ondernemers geldt in 2025 een extra aftrek van € 2.123. U mag deze maximaal drie keer toepassen in de eerste vijf jaar van uw onderneming.
Aftrek voor onderzoek en ontwikkeling (WBSO)
Besteedt u meer dan 500 uur aan innovatie? Dan kunt u in 2025 tot € 15.738 aftrekken. Starters mogen daarbovenop € 7.875 extra in mindering brengen.
Meewerkaftrek
Heeft u een partner die meewerkt voor minder dan € 5.000 per jaar? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor meewerkaftrek, wat uw belastbare inkomen verder verlaagt.
Stakingsaftrek
Stopt u met uw bedrijf, dan mag u in 2025 tot € 3.630 van de stakingswinst aftrekken.
Mkb-winstvrijstelling
Over 12,7% van uw nettowinst betaalt u geen inkomstenbelasting. Voor deze aftrek geldt geen urencriterium.
Investeringsaftrek
Investeert u in bedrijfsmiddelen? Dan zijn er verschillende regelingen:
- KIA (Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek): Voor investeringen tussen € 2.901 en € 392.230, maximaal 28% van het investeringsbedrag excl. btw.
- EIA (Energie-investeringsaftrek): Voor duurzame investeringen op de Energielijst van RVO.nl.
- MIA en Vamil: Voor milieuvriendelijke investeringen, tot 45% aftrek mogelijk.